Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

1. Strony i pojęcia

Administratorem jest organizacja zarejestrowana w RespondGrid jako jednostka (np. ochotnicza straż pożarna, grupa ratownicza), w której imieniu umowę akceptuje osoba uprawniona do jej reprezentowania, zalogowana jako administrator jednostki (dalej „Administrator”).

Podmiotem przetwarzającym jest właściciel serwisu RespondGrid: Maksymilian.org Maksymilian Furtak, Konopnica 95c, 21-030 Motycz, NIP 7133092677 (dalej „Procesor”). Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected].

„RODO” oznacza rozporządzenie (UE) 2016/679. „Serwis” to portal respondgrid.com i aplikacje RespondGrid na Androida i iPhone'a. „Dane” to dane osobowe powierzane Procesorowi przez Administratora w związku z korzystaniem z Serwisu.

2. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania

Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie Danych w celu prowadzenia przez Administratora w Serwisie: kartoteki członków i współpracowników, dokumentacji wyjazdów i zdarzeń, alarmowania, deklaracji wyjazdu i dyspozycyjności, uprawnień i terminów badań, Tablicy jednostki, wykazu sprzętu oraz komunikacji z członkami.

Przetwarzanie obejmuje w szczególności: przechowywanie i udostępnianie Danych członkom organizacji zgodnie z ich rolami, wysyłanie powiadomień i wiadomości e-mail, tworzenie kopii zapasowych, archiwizowanie dokumentacji oraz kasowanie Danych.

3. Rodzaje danych i kategorie osób

Kategorie osób: członkowie, kandydaci i osoby spoza składu organizacji, administratorzy i redaktorzy, osoby wpisane w zarządzie i komisji rewizyjnej (dane z publicznego KRS).

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, zdjęcie profilowe;
• dane o roli w organizacji, funkcjach i uprawnieniach oraz terminach ich ważności, w tym informacja o tym, czy i do kiedy ważne jest orzeczenie lekarskie (sam termin, bez wyników badań i rozpoznań), oraz skany dokumentów wprowadzone przez Administratora;
• dane o udziale w zdarzeniach i alarmach: deklaracje wyjazdu, przewidywany czas dojazdu, status, godzina dotarcia;
• położenie osoby — wyłącznie w trakcie alarmu po zadeklarowaniu wyjazdu i za jej zgodą, kasowane po zakończeniu; opcjonalny wynik „w rejonie / poza rejonem” bez współrzędnych;
• dane techniczne urządzeń: token powiadomień, model telefonu, wersje systemu i aplikacji; adres IP i czas żądań w dziennikach serwera.

Serwis nie służy do przechowywania wyników badań lekarskich ani dokumentacji medycznej. W zakresie, w jakim Administrator wprowadza informacje o terminach orzeczeń lekarskich, odpowiada za podstawę prawną ich przetwarzania. Administrator odpowiada też za to, że ma podstawę prawną i wykonał obowiązki informacyjne wobec osób, których dane wprowadza.

Skany dokumentów (prawo jazdy, zaświadczenia, certyfikaty) bywają obciążone danymi, których jednostka nie potrzebuje, takimi jak numer PESEL, numer dowodu osobistego czy adres zamieszkania. Administrator powinien wgrywać tylko dokumenty i tylko te dane, które są potrzebne do celu, w jakim je wprowadza, i zasłaniać nadmiarowe dane przed wgraniem (zasada minimalizacji danych, art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

4. Polecenia Administratora

Procesor przetwarza Dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora; poleceniem jest ta umowa oraz czynności wykonywane przez Administratora i upoważnione przez niego osoby w panelu i aplikacjach (dodawanie, edycja, usuwanie, nadawanie ról). Jeżeli Procesor uzna, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych, niezwłocznie o tym poinformuje.

5. Poufność

Procesor zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania Danych zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegają ustawowemu obowiązkowi poufności.

6. Środki bezpieczeństwa

Procesor stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności:

• szyfrowanie transmisji (HTTPS) między przeglądarką lub aplikacją a serwerem;
• kontrolę dostępu według ról (członek, redaktor, administrator): dane kontaktowe, terminy badań i wyniki dyspozycyjności widzi tylko dowództwo, a dane osobowe członków nie są publiczne;
• przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów (funkcja skrótu z solą), sesje oparte na losowych tokenach;
• minimalizację danych o położeniu: współrzędne zbierane tylko w trakcie alarmu i kasowane po jego zakończeniu, funkcja dyspozycyjności według rejonu przekazuje na serwer wyłącznie wynik „tak/nie”;
• codzienne kopie zapasowe bazy danych (30 kopii dziennych i kopie miesięczne przez 12 miesięcy) oraz okresowe sprawdzanie możliwości ich odtworzenia;
• możliwość samodzielnego usunięcia konta przez każdego użytkownika oraz odłączenia lub usunięcia wpisu przez administratora.

7. Dalsze powierzenie (podprocesorzy)

Administrator udziela Procesorowi ogólnej zgody na korzystanie z podprocesorów. Na dzień wersji tej umowy są to:

• Oracle Cloud Infrastructure (Oracle Corporation) — region Frankfurt (UE) — hosting serwera aplikacji i bazy danych
• Cloudflare, Inc. — dostarczanie treści i bezpieczny tunel do serwera; przechowywanie zdjęć, skanów dokumentów i kopii zapasowych (R2)
• Resend, Inc. — wysyłka poczty elektronicznej (zaproszenia, przypomnienia o terminach, powiadomienia)
• Google (Firebase Cloud Messaging, Crashlytics, logowanie kontem Google) — powiadomienia na telefony z Androidem, raporty awarii aplikacji na Androida, logowanie kontem Google
• Apple Inc. (Apple Push Notification service, logowanie przez Apple) — powiadomienia na iPhone'y i logowanie przez Apple
• Functional Software, Inc. (Sentry) — serwery w Unii Europejskiej — raporty awarii aplikacji na iPhone'a (bez treści zdarzeń i bez danych osobowych)

Procesor zawiera z podprocesorami umowy nakładające obowiązki równoważne tym z niniejszej umowy i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie. O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Procesor informuje z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem (informacja na stronie umowy i wiadomość do administratora jednostki); Administrator może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw. W razie braku porozumienia w terminie 14 dni od zgłoszenia sprzeciwu Administrator ma prawo rozwiązać umowę o korzystanie z Serwisu ze skutkiem natychmiastowym, bez ponoszenia z tego tytułu żadnych kosztów, i żądać zwrotu lub usunięcia Danych zgodnie z punktem 12; opłata za niewykorzystany okres abonamentu podlega zwrotowi proporcjonalnie.

8. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane mogą być przekazywane poza EOG (np. do Google, Apple i Cloudflare oraz, w zakresie pomocniczego dostępu do raportów awarii przechowywanych w UE, do Sentry) wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów z rozdziału V RODO: decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym Data Privacy Framework UE–USA) albo standardowych klauzul umownych.

9. Pomoc Administratorowi

Procesor, w zakresie możliwym przy uwzględnieniu charakteru przetwarzania, pomaga Administratorowi w odpowiedzi na żądania osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przenoszenie), oraz w wypełnieniu obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków, konsultacje z organem). Wiele żądań Administrator i osoby realizują samodzielnie w panelu i w aplikacji (poprawa danych, usunięcie konta, wycofanie zgód).

10. Naruszenia ochrony danych

Procesor zgłasza Administratorowi stwierdzone naruszenie ochrony Danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin (liczonych kalendarzowo, także w dni wolne) od jego stwierdzenia, podając informacje potrzebne do zgłoszenia organowi nadzorczemu (art. 33 RODO), w zakresie, w jakim je posiada.

11. Prawo kontroli

Procesor udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania wypełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyty, w tym inspekcje, przeprowadzane przez Administratora lub wskazanego przez niego audytora, na pisemny wniosek, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy i w sposób nienaruszający bezpieczeństwa danych innych klientów.

12. Czas trwania i zakończenie przetwarzania

Umowa obowiązuje przez cały czas korzystania przez Administratora z Serwisu (w tym w okresie próbnym). Po jego zakończeniu, na żądanie Administratora, Procesor w ciągu 30 dni zwraca Dane w postaci eksportu albo je usuwa; dokumentacja wyjazdów i skład pozostają do dyspozycji Administratora do tego czasu.

Po zakończeniu umowy Procesor usuwa lub zwraca Dane w ciągu 30 dni, z zastrzeżeniem, że kopie zapasowe mogą znajdować się w systemie przez okres ich naturalnego cyklu wygasania opisanego w punkcie 6 (nie dłużej niż 12 miesięcy), ponieważ z technicznego punktu widzenia nie można usuwać pojedynczych danych z gotowej kopii. W tym czasie kopie są izolowane, zabezpieczone przed dalszym przetwarzaniem, nie są przywracane do Serwisu bez polecenia Administratora i są nadpisywane zgodnie z harmonogramem. Usunięcie Danych nie obejmuje danych, które Procesor musi zachować na podstawie przepisów prawa.

13. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność Procesora wobec Administratora z tytułu niniejszej umowy, z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie, ogranicza się do kwoty rocznej opłaty za Serwis, którą ponosi albo ponosiłby Administrator według obowiązującego cennika (także w okresie próbnym lub gdy część usług jest nieodpłatna). Ograniczenie nie dotyczy praw osób, których Dane dotyczą, w tym ich roszczeń z art. 82 RODO, ani zwrotnych roszczeń między Administratorem a Procesorem z art. 82 ust. 5 RODO w zakresie, w jakim przepisy nie pozwalają ich ograniczyć.

Zasady świadczenia Serwisu, w tym okresu próbnego i opłat, określa regulamin Serwisu (/terms); niniejsza umowa się do niego odnosi.

14. Zawarcie umowy i zmiany

Umowa zostaje zawarta w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO) z chwilą zaznaczenia przez administratora jednostki pola akceptacji w panelu. Osoba akceptująca oświadcza, że jest uprawniona do reprezentowania Administratora w tym zakresie. Procesor zapisuje: jednostkę, osobę akceptującą, wersję tekstu, czas i adres IP akceptacji.

Zmiana treści umowy następuje przez opublikowanie nowej wersji i wymaga ponownej akceptacji przez administratora jednostki; do czasu akceptacji obowiązuje wersja poprzednia. Niniejsza wersja: 1.1 (2026-10-21).